Quy trình chuyển đổi số: 7 Bước từ chiến lược đến triển khai

1. Vì sao doanh nghiệp cần lộ trình chuyển đổi số?

Doanh nghiệp có thể dễ dàng mua một phần mềm mới nhưng khó đảm bảo phần mềm đó thực sự thay đổi hiệu quả vận hành. Đây là lý do lộ trình chuyển đổi số cần được xác định trước khi doanh nghiệp quyết định đầu tư công nghệ.

Một lộ trình rõ ràng giúp trả lời ba câu hỏi: Doanh nghiệp đang ở đâu? Muốn thay đổi điều gì? Và cần triển khai theo thứ tự nào?

Nếu thiếu định hướng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mỗi phòng ban sử dụng một công cụ riêng. Sales quản lý khách hàng bằng một hệ thống, kho dùng Excel, nhân sự lưu hồ sơ ở nhiều nơi và báo cáo tiếp tục được tổng hợp thủ công. Công cụ nhiều hơn nhưng dữ liệu vẫn phân tán.

Vì vậy, lộ trình chuyển đổi số nên xuất phát từ mục tiêu kinh doanh và vấn đề vận hành, sau đó mới lựa chọn công nghệ. Đây cũng là logic được nhiều mô hình triển khai hiện nay sử dụng: đánh giá khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu, xác định các sáng kiến ưu tiên rồi xây dựng kế hoạch triển khai theo giai đoạn.

Với doanh nghiệp SME, cách tiếp cận này càng quan trọng bởi ngân sách và nguồn lực thường có giới hạn. Thay vì cố gắng thay đổi toàn bộ tổ chức trong một lần, doanh nghiệp có thể ưu tiên một hoặc một số nghiệp vụ đang tạo ra “điểm nghẽn” lớn nhất.

Lộ trình chuyển đổi số 7 bước cho doanh nghiệp

2. 7 bước xây dựng lộ trình chuyển đổi số

Bước 1 – Xác định ý nghĩa của chuyển đổi số. Trước khi đầu tư công nghệ, doanh nghiệp cần xác định rõ vấn đề cần giải quyết và kết quả mong muốn. Mục tiêu có thể là giảm thao tác thủ công, nâng cao hiệu suất, kiểm soát dữ liệu hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Bước 2 – Đánh giá hiện trạng và nhu cầu. Doanh nghiệp cần rà soát quy trình, dữ liệu, hệ thống công nghệ, nguồn lực tài chính và nhân sự. Những câu hỏi quan trọng là: Quy trình nào còn phụ thuộc vào Excel? Dữ liệu đang được lưu ở đâu? Công việc nào đang lặp lại thủ công? Đội ngũ đã sẵn sàng thay đổi chưa?

Bước 3 – Thiết lập tầm nhìn và mục tiêu. Từ kết quả đánh giá, doanh nghiệp xác định hướng đi dài hạn và các mục tiêu cụ thể. Mục tiêu nên có khả năng đo lường, phù hợp nguồn lực và gắn với thời hạn rõ ràng. Có thể tham khảo phương pháp SMART để xây dựng mục tiêu phù hợp.

Bước 4 – Xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Đây là bước xác định nghiệp vụ nào cần ưu tiên, công nghệ sẽ hỗ trợ mục tiêu kinh doanh ra sao và các hệ thống cần được triển khai theo thứ tự nào. Một lộ trình chuyển đổi số hiệu quả không nhất thiết phải bắt đầu bằng những hệ thống lớn mà nên bắt đầu từ bài toán có tác động rõ ràng.

Bước 5 – Xây dựng kế hoạch thực hiện. Doanh nghiệp cần xác định người phụ trách, ngân sách, thời gian, phạm vi dự án và tiêu chí đo lường. Thay vì triển khai tất cả cùng lúc, có thể thực hiện theo từng giai đoạn để kiểm soát rủi ro và đánh giá kết quả.

Bước 6 – Xây dựng nền tảng dữ liệu và công nghệ. Công nghệ cần phục vụ bài toán thực tế thay vì chạy theo xu hướng. Doanh nghiệp nên quan tâm đến khả năng lưu trữ, bảo mật, tích hợp và mở rộng. Khi dữ liệu khách hàng, bán hàng, kho và báo cáo có thể kết nối, việc tổng hợp thông tin và ra quyết định sẽ thuận lợi hơn.

Bước 7 – Chuẩn bị đội ngũ và triển khai. Nhân sự cần được đào tạo để hiểu hệ thống và quy trình mới. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng số hóa thông tin, sau đó số hóa các quy trình phù hợp và từng bước mở rộng. Sau mỗi giai đoạn của lộ trình chuyển đổi số, kết quả cần được đo lường để xác định những điểm cần cải thiện.

3. Chọn điểm bắt đầu nào cho từng doanh nghiệp?

Không tồn tại một lộ trình chuyển đổi số giống nhau cho tất cả doanh nghiệp. Điểm bắt đầu nên phụ thuộc vào vấn đề có tác động trực tiếp nhất đến hoạt động.

Nếu dữ liệu khách hàng nằm rải rác, lịch sử tư vấn khó theo dõi và cơ hội bán hàng thiếu kiểm soát, doanh nghiệp có thể ưu tiên bài toán CRM.

Nếu thường xuyên không xác định chính xác lượng tồn, kiểm kho mất nhiều thời gian hoặc khó quản lý nhiều kho, lô và serial, quản lý kho có thể là điểm bắt đầu phù hợp.

Nếu hồ sơ nhân viên phân tán, tuyển dụng và onboarding tốn nhiều thao tác, doanh nghiệp có thể ưu tiên số hóa quản trị nhân sự. Khi vấn đề nằm ở KPI và đánh giá năng lực, quản trị hiệu suất lại trở thành bước cần thiết.

Trong khi đó, doanh nghiệp có nhiều dữ liệu nhưng báo cáo đến chậm có thể ưu tiên hệ thống báo cáo real-time. Với hoạt động chăm sóc khách hàng có lượng câu hỏi lớn hoặc nhiều kênh tương tác, AI có thể được xem xét ở giai đoạn thích hợp.

Cách tiếp cận theo pain point giúp lộ trình chuyển đổi số tránh biến thành một danh sách phần mềm phải mua. Công nghệ chỉ được đưa vào khi doanh nghiệp đã biết rõ vấn đề cần giải quyết.

Chọn điểm bắt đầu nào cho từng doanh nghiệp?

4. Từ một giải pháp đến hệ sinh thái vận hành số

Sau khi một nghiệp vụ vận hành ổn định, bước tiếp theo trong lộ trình chuyển đổi số là xem xét khả năng kết nối dữ liệu.

Một doanh nghiệp có CRM nhưng dữ liệu bán hàng không liên quan tới tồn kho vẫn có thể phải đối chiếu thủ công. Tương tự, dữ liệu nhân sự, hiệu suất hay báo cáo nếu nằm trên những hệ thống tách biệt sẽ hạn chế khả năng có được bức tranh quản trị tổng thể.

Vì vậy, khi mở rộng lộ trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần quan tâm không chỉ đến tính năng của từng phần mềm mà còn đến khả năng tích hợp với hệ thống hiện có và nhu cầu phát triển trong tương lai.

VSII hiện phát triển hệ sinh thái gồm aceCRM, Inventra, Hirevo, Raja, instantView, emTeller.AI và emPL cho các nhóm bài toán từ khách hàng – bán hàng, kho, nhân sự, hiệu suất đến báo cáo, AI và phiếu lương điện tử. Bên cạnh sản phẩm đóng gói, năng lực của VSII còn bao gồm phát triển phần mềm và tích hợp hệ thống.

Contact VSII:

Email: contact@vsi-international.com
Hotline: +84 94 129 36 92
Website: https://vsi-international.com/vi/

Tags#DigitalTransformation#BusinessForum#SoftwareOutsourcing

Chia sẻ