Gửi phiếu lương hàng tháng cho nhân sự luôn là một nhiệm vụ bắt buộc của bộ phận kế toán – nhân sự của mỗi công ty. Tuy nhiên, làm thể nào để gửi bảng kê lương cho mỗi nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả cũng đặt ra một bài toán khó, đặc biệt là với các công ty vừa và nhỏ.
Hiện nay, tùy vào quy mô công ty, số lượng nhân sự và mức độ số hóa của doanh nghiệp, kế toán có thể gửi thông tin chi tiết bảng lương cá nhân đến từng nhân sự bằng 4 cách sau:
1. In bản cứng và gửi trực tiếp cho từng nhân viên.
Cách này chỉ có thể áp dụng với các công ty nhỏ có quy mô 20-50 nhân sự. Đồng thời, việc tạo và in phiếu lương bản cứng cho từng người không chỉ mất thời gian, công sức của bộ phận kế toán khi phải điền thông tin phiếu lương cho từng nhân viên mà còn lãng phí tài nguyên khi phải dùng giấy in hàng tháng.
2. Sử dụng mail merge trộn thư và gửi hàng loạt bằng Gmail hoặc Outlook
Đây là cách miễn phí và tương đối hiệu quả không chỉ với gửi phiếu lương mà còn giúp tạo các email gửi hàng loạt khác như thông báo, thư cảm ơn, thư mời khách hàng, thông tin khuyến mãi… Tuy nhiên, cách thực hiện của phương pháp này tương đối phức tạp, yêu cầu người dùng có trình độ sử dụng các phần mềm văn phòng Microsoft Word, Excel, Outlook. Đồng thời, email và file đính kèm được tạo trong word nên không có nhiều tùy biến, không có tính bảo mật đối với các email chứa thông tin nhạy cảm như thông tin cá nhân khách hàng, phiếu lương…
3. Sử dụng tính năng bổ trợ trong các phần mềm quản trị nhân sự
Thông thường các phần mềm quản trị sự (HRM) đều có tích hợp tính năng giúp quản lý lương của nhân sự. Đây là những công cụ tổng hợp, mạnh mẽ, hỗ trợ bộ phận nhân sự của các công ty quản lý nhiều tác vụ như quản lý thời gian làm việc, quản lý hồ sơ nhân sự, lập báo cáo và hỗ trợ tính lương. Do vậy, các phần mềm này thường có chi phí cao và thường chỉ phù hợp với các công ty có quy mô lớn. Ngoài ra, không phải phần mềm nào cũng có hỗ trợ gửi phiếu lương tự động hàng loạt mà vẫn phải tích hợp cùng các phần mềm hỗ trợ khác.
4. Sử dụng các phần mềm gửi email tự động hàng loạt chuyên nghiệp
Đây là các phần mềm chuyên biệt được thiết kế để hoàn thành tác vụ gửi phiếu lương hàng loạt một cách nhanh chóng, đơn giản, hiệu quả với khả năng bảo mật cao. Tuy nhiên, trên thị trường không có nhiều phần mềm phục vụ chức năng này hỗ trợ tiếng Việt.
emPL – Phần mềm tự động gửi phiếu lương
Phần mềm tự động gửi phiếu lương emPL
Một trong những phần mềm gửi phiếu lương tự động hàng loạt được hỗ trợ tiếng Việt mà bạn có thể tham khảo đó là phần mềm emPL. Đây là một phần mềm hiệu quả, với khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ và chi phí thấp.
Công nghệ tự động hóa & tích hợp
Phần mềm emPL giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi tạo và gửi phiếu lương cho từng nhân viên. Phiếu lương giờ đây được tự động trích xuất từ bảng lương chính và gửi đến toàn bộ công ty chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Gửi email bằng một cú nhấp chuột
Với giao diện đơn giản và thân thiện với người sử dụng, phần mềm gửi phiếu lương tự động ePL khiến việc gửi mail hàng loạt trở nên đơn giản chưa từn có. Bạn có thể gửi nhiều phiếu lương trong thư cho nhân viên có liên quan chỉ bằng một cú nhấp chuột. Chỉ cần chọn danh sách phiếu lương mà bạn muốn gửi và nhấp vào nút gửi qua thư.
Tính năng nổi bật phần mềm emPL
Phiếu lương được định dạng tệp PDF và mã hóa theo email của nhân viên
Email có đính kèm phiếu lương dưới dạng PDF sẽ được gửi đến địa chỉ email làm việc của nhân viên với chủ đề và nội dung email tùy chỉnh. Giờ đây các thông tin các nhân nhạy cảm trong phiếu lương sẽ được gửi trong tệp PDF và được bảo vệ bằng mật khẩu được cá nhân hóa theo từng nhân viên.
Cá nhân hóa phiếu lương của bạn
Với khả năng tùy chỉnh dễ dàng của phần mềm emPL, bạn có thể tạo các định dạng phiếu lương với thiết kế chuẩn, giao diện chuyên nghiệp, sang trọng, tính thẩm mỹ cao. Bạn có thể thay đổi và cài đặt nhiều trường thông tin trong bảng lương bao gồm: giao diện phiếu lương, logo công ty, tiêu đề thư, công thức tiền lương, như ngày thanh toán, thời hạn trả lương…
Với khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ, khả năng của phần mềm emPL còn có thể vượt xa một phần mềm gửi phiếu lương tự động. Các lập trình viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng thực hiện các thay đổi về giao diện thư để phục vụ cho các nhu cầu tác vụ khác như: email marketing, thông tin chi phí & giá cả, thông tin chi tiêu cá nhân (quản lý thẻ ngân hàng), thông báo, thư cảm ơn, thư mời khách hàng, thông tin khuyến mãi…
Xin vui lòng liên hệ với Vietsoftware International để được hỗ trợ tốt nhất:
Website: http://epl.com.vn/vi
Email: contact@vsi-international.com
Facebook: https://www.facebook.com/VSIIproducts/
Chúc mừng VietSoftware International chính thức trở thành đối tác của Red Hat và nhận Chứng chỉ cho nền tảng micrOak
Sau quá trình làm việc tích cực và thông qua các bài kiểm tra hệ thống nghiêm ngặt từ Red Hat, tháng 3 này, VietSoftware International đã chính thức trở thành một trong các Đối tác công nghệ (Technology Partner) của Red Hat với chứng chỉ dành cho micrOak.
Hướng dẫn tạo tài khoản Zalo OA gửi phiếu lương, phiếu thu đơn giản
Phần mềm emPL là một công cụ đơn giản mà hiệu quả giúp các doanh nghiệp trong việc gửi phiếu lương, phiếu thu hàng tháng qua email hoặc Zalo. Để có thể sử dụng tính năng gửi qua Zalo, người dùng cần có tài khoản Zalo OA. Sau đây VSII xin hướng dẫn bạn đăng ký Zalo OA một cách đơn giản nhất.
emTeller.AI: ChatBot thế hệ mới cùng SMEs chăm sóc khách hàng
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, ChatBot AI đang ngày càng phổ biến giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng hỗ trợ khách hàng, tăng khả năng chốt đơn vượt trội. Hãy cùng emTeller.AI đưa doanh nghiệp vươn xa hơn.
